MRS Electronic GmbH & Co. KG

MRS Electronic hatte im Jahr 2020 mit einem geographischen, exportgetrieben Expansionskurs begonnen, der auch verstärkt in Nicht-EU-Länder zielt. Der Bereich Zoll, der in der Ausgangssituation mit einem Drittsystem gehandhabt wurde, sollte dabei nicht zum Bottleneck werden, sondern prozesstechnisch in die vorhandene SAP-Landschaft integriert werden. Bis dahin wurden bspw. Exportvorgänge händisch aus dem SAP kopiert und in die Web-Oberfläche des Drittsystems eingefügt. Ebenso fand die Compliance-Prüfung manuell ohne Systemintegration statt. D.h. Geschäftspartner wurden aus dem SAP exportiert und händisch zur Prüfung ins Drittsystem hochgeladen. Um diese aufwendigen manuellen Prozesse abzulösen wurde nach einer unkomplizierten, flexiblen Lösung gesucht, die sich nahtlos in die SAP-Prozesse integrieren konnte. Dabei fiel schnell die Wahl auf die Cloud Services für SAP GTS der All for One. Hierfür wurde keine On-premises-Installation benötigt und die Lösung war größtenteils vorkonfiguriert.

Die Einführung der Cloud Services für SAP GTS begann am 29.03.2020 und fiel damit in die Corona-Pandemie, während der die Mitarbeiter aus der Zollabwicklung teilweise auch in Kurzarbeit waren. Folglich wurde das Projekt komplett remote umgesetzt, die Beteiligten von All for One und von MRS Electronic sind sich in der ganzen Zeit nie persönlich begegnet. Trotzdem lief das Projekt, das mit halbtägigen Workshops begleitet wurde, absolut reibungslos. Das Projekt wurde auf Seiten MRS durch die IT-Abteilung gesteuert. Die Fachbereiche bzw. die Keyuser aus Vertrieb und Einkauf waren aktiv in die Teilprojekte eingebunden, und erlangten so alle nötigen Kenntnisse, um weitere Mitarbeiter zu schulen. Mit Ablösung des alten Systems wurden sämtliche Prozesse nach GTS Best Practice neu aufgesetzt, gleichzeitig wurde auch die Qualität der Stammdaten auf den höheren SAP GTS Standard gebracht.

Die Teilprojekte Stammdaten/Tarifierung, Intrastat und Export wurden in-time und in-budget abgeschlossen. Aufgrund von Kurzarbeit hatte sich der GoLive für das Teilprojekt Präferenzabwicklung allerdings um sechs Monate verschoben. Die Erwartungshaltung an die Cloud Services für SAP GTS – schnell, unkompliziert, ohne eigene Installations- und Konfigurationsaufwände – wurde absolut erfüllt. Alle Außenhandelsprozesse sind jetzt voll in SAP End-to-End-Prozesse integriert. Die für die Zollabwicklung verantwortlichen Mitarbeiter profitieren zudem von Ihrer SAP-Erfahrung aus anderen Bereichen. Während in der Ausgangssituation ein Ausfuhrvorgang ca. 20 Minuten benötigt hat, sind es jetzt etwa drei Minuten pro Ausfuhr. Das stark gestiegene Exportvolumen – die anfangs ca. 200 Ausfuhren pro Jahr werden sich 2021 voraussichtlich verdoppeln – kann problemlos bewältigt werden.

Die Cloud Services für SAP GTS [Paket 1: Export] haben das Anforderungsprofil von MRS Electronic perfekt abgedeckt: eine schnelle und unkomplizierte Implementierung bei gleichzeitig großer Flexibilität hinsichtlich künftiger Erweiterungen.